Что ещё полезно знать офисным работникам
Other Useful Notes for Office Workers

Эффективный бизнес невозможен без правильно и четко организованной коммуникации. К сожалению, практика показывает, что знаний о том, как правильно составлять и оформлять тот или иной вид документа на английском языке, до сих пор не хватает. Поскольку английский язык является признанным средством международного общения, для грамотного ведения деловой переписки необходимо усвоить следующие простейшие правила оформления письма.

Письмо должно состоять из следующих элементов:

• Полного имени и полного адреса получателя.

• Даты отправления или копии предыдущего письма корреспондента.

• Номера ссылки в общей офисной системе регистрации и хранения документации.

• Номера ссылки на данное конкретное письмо в вашей системе регистрации и хранения документации.

• Списка приложений.

• Имен тех людей, которые должны получить копию данного письма.

• Типа почтового отправления.

Большинство учреждений имеет свой собственный стиль оформления документации и расстановки знаков препинания (House style). Если в офисе есть новичок, его следует ознакомить с принятыми в фирме стандартами.

Если Вам необходимо отправить большое количество писем с одинаковым текстом, лучше использовать готовые образцы писем, которые помогут сэкономить Ваше время. Такие образцы составляются заблаговременно и хранятся на дискете или в памяти компьютера.

Копии писем на бумаге следует хранить в Вашей папке (файле). Отправляя факс или электронное сообщение, Вы не застрахованы от потери документа в пути; в случае возникновения недоразумений такая копия может служить фактическим доказательством того, что документ был отправлен.

Проверка исходящей корреспонденции
Checking Outgoing Mail

Прежде чем отправить письмо, задайте себе следующие вопросы:

• Совпадает ли адрес получателя, указанный в письме, с адресом на конверте?

• Проверили ли Вы все орфографические ошибки?

• Поставили ли Вы правильную дату?

• Подписано ли письмо его отправителем или на нем стоит пометка рр (per procurationem)?

• Если письмо является личным (private) или конфиденциальным (in confidence), сделана ли соответствующая пометка на конверте?

• Вложили ли Вы все страницы? Разложены ли они в порядке, соответствующем их нумерации?

• Вложены ли приложения?

• Сделаны ли все необходимые копии письма?

Проверка входящей корреспонденции
Checking Incoming Mail

Если вам необходимо заняться сортировкой почты, то это лучше сделать следующим образом:

• Распечатайте конверт. Письма с пометками Personal, Private или In confidence должны быть вручены лично в руки адресатам данных писем.

• Проверьте наличие всех приложений; если какое-либо из них отсутствует, то немедленно сообщите об этом отправителю письма.

• Проверьте, сходится ли адрес отправителя, указанный на конверте, с адресом в самом тексте письма.

• Рассортируйте почту в следующем порядке:

1) Конфиденциальные и личные письма сверху.

2) Письма с пометкой Urgent, т. е. срочно.

3) Обычная ежедневная почта.

4) Циркулярные письма, журналы и газеты снизу.

Подтверждение получения корреспонденции
Acknowledgements

Некоторые компании получают огромное количество писем, требующих незамедлительного ответа (например, письма, присланные в ответ на объявление в газете об открывшейся в компании вакансии). На каждое письмо следует ответить в течение нескольких дней, иначе это будет считаться проявлением плохих манер и создаст вашей компании дурную репутацию.

Регистрация и хранение корреспонденции
Correspondence Registration & Maintenance

Ведение корреспонденции является свидетельством ваших отношений с клиентом или поставщиком. В ней можно найти информацию о них: имена, адреса и т. п.; эту информацию целесообразно использовать при классификации и хранении корреспонденции.

Например, вся корреспонденция может быть распределена согласно следующей системе:

• Указатель названий компаний, составленный по географическому принципу (по названиям городов, стран и т. п.); отдельные файлы на каждую компанию можно распределить по алфавитному принципу.

• Указатель названий компаний, составленных по алфавитному принципу.

• Классификация по системе ссылок.

Создание системы регистрации и хранения корреспонденции будет во многом зависеть от структуры бизнеса и типа документации, которую следует хранить отдельно от общей корреспонденции. Так, важные документы следует хранить в безопасном месте, а конфиденциальные документы - под замком.